Fünf Arten, KI-Agenten im Geschäftsprozess einzusetzen
Ein Wort, viele Bedeutungen
„KI-Agent“ ist 2026 das Wort, das auf jeder Produktseite steht. Gemeint ist damit Verschiedenes: ein Chatfenster, ein Automatisierungsschritt, ein System, das selbstständig Daten ändert. Für die Frage, was man im eigenen Haus einsetzen kann und darf, hilft diese Unschärfe nicht.
Wir ordnen deshalb nach einer einfachen Frage: Wer stößt den Agenten an, was darf er tun, und wer hat das letzte Wort? Daraus ergeben sich fünf Einsatzarten, die wir in der Workflow-Anwendung unterscheiden.
1. Der Assistent in der Fachanwendung
Ein Mensch stellt eine Frage, der Assistent antwortet. Er fragt Daten in natürlicher Sprache ab, vergleicht sie, wertet Dokumente aus und bereitet Änderungen vor.
- Angestoßen von: einem Menschen im Dialog
- Darf: lesen und Änderungen vorschlagen
- Letztes Wort: der Anwender, der jede Änderung ausdrücklich bestätigt
Wichtig ist, dass der Assistent keine eigenen Rechte bekommt. Es gilt das bestehende Rechtesystem der Anwendung. Wie das in einer produktiven Gerätedatenbank aussieht, haben wir in KI-Chat für eine gewachsene Fachanwendung beschrieben.
2. Der prüfende Agent als Prozessschritt
Hier fragt kein Mensch. Der Prozess erreicht einen Schritt, und der Agent übernimmt: Er liest einen Antrag samt Anhang, schlägt in freigegebenen Tabellen und Wissensquellen nach und liefert ein Ergebnis in die Felder des Workflow-Formulars. Fehlt etwas, das nur ein Mensch weiß, stellt er eine Rückfrage, statt zu raten.
- Angestoßen von: dem Prozess
- Darf: lesen, nachschlagen, nachfragen, ein Ergebnis liefern
- Letztes Wort: das Prozessmodell. Der Agent kann nur einen von fünf festen Ausgängen auslösen: Ergebnis, Rückfrage, Übergabe an einen Menschen, Grenze erreicht oder Fehler.
Typische Aufgaben sind Vorprüfungen: ein Investitionsantrag gegen das Budget, eine Rechnung gegen die Bestellung, eine Anfrage gegen die interne Dokumentation. Details auf der Seite KI-Agenten im Prozess.
3. Der handelnde Agent
Der nächste Schritt: Der Agent liest nicht nur, er handelt. Er legt einen Kunden an, erstellt ein Angebot, stößt eine Freigabe an. Dafür bekommt er keinen Datenbankzugang, sondern Prozessschritte, die Sie selbst modelliert haben, etwa „Kunde anlegen“ oder „Angebot versenden“.
- Angestoßen von: einem Menschen oder dem Prozess
- Darf: selbst wählen, welchen Prozessschritt er wann aufruft, und die Angaben ausfüllen
- Letztes Wort: der Prozessschritt. Ob gespeichert wird, wer vorher zustimmen muss und wer benachrichtigt wird, steht im Workflow.
Lehnt die Vertriebsleitung ein Angebot ab, erfährt der Agent den Grund, bessert nach und reicht neu ein. Wie das im Einzelnen abläuft, zeigt der Beitrag KI-Agenten, die handeln dürfen – aber nur über Ihren Prozess.
4. Mehrere Agenten im Verbund
Ein einzelnes Modell klingt immer überzeugt, auch wenn es sich irrt. Bei wichtigen Schritten lässt man deshalb mehrere Agenten unabhängig voneinander arbeiten, auf Wunsch mit Modellen verschiedener Anbieter. Der Prozess wertet ihre Ergebnisse nach einer festen Regel aus, etwa einstimmig oder mit Mehrheit.
- Angestoßen von: dem Prozess
- Darf: jeder Agent für sich urteilen; ein weiterer Agent bereitet bei Uneinigkeit die Entscheidung vor
- Letztes Wort: bei Einigkeit die Regel, bei Uneinigkeit ein Mensch
Zum Verbund gehört auch die Arbeitsteilung: Ein Agent kann einen spezialisierten Agenten um Auskunft bitten, zum Beispiel bei der Frage, welcher Rabatt laut Staffel erlaubt ist. Mehr dazu in Mehrere KI-Agenten, ein Prozess.
5. Die KI, die den Prozess baut
Die fünfte Art arbeitet nicht im laufenden Betrieb, sondern davor. Ein KI-Assistent wie Claude oder Codex legt über eine offene Schnittstelle (MCP) den Prozess selbst an: Ablauf, Formulare, Logik, auf Wunsch auch die Agent-Schritte darin. Er spielt den fertigen Prozess als jede Rolle durch, und eine Prüfung meldet fehlende Ausgänge und Freigaben.
- Angestoßen von: dem Menschen, der einen Prozess braucht
- Darf: einen Prozess entwerfen, bauen und testen
- Letztes Wort: der Mensch, der den Prozess abnimmt und in Betrieb nimmt
Hintergrund dazu auf der Seite KI in Geschäftsprozessen.
Auf einen Blick
| Einsatzart | Angestoßen von | Darf | Letztes Wort |
|---|---|---|---|
| Assistent in der Fachanwendung | Mensch im Dialog | lesen, Änderungen vorschlagen | Anwender bestätigt |
| Prüfender Prozessschritt | Prozess | lesen, nachschlagen, nachfragen | feste Ausgänge im Modell |
| Handelnder Agent | Mensch oder Prozess | modellierte Prozessschritte aufrufen | der Prozessschritt, ggf. mit Freigabe |
| Mehrere Agenten | Prozess | unabhängig urteilen | Regel oder Mensch |
| KI baut den Prozess | Mensch | Prozess bauen und testen | Abnahme durch den Menschen |
Was alle fünf gemeinsam haben
Keine dieser Einsatzarten gibt der KI einen Weg, der an den bestehenden Regeln vorbeiführt. Die Grenze liegt jedes Mal außerhalb des Modells: im Rechtesystem, in den festen Ausgängen, im modellierten Prozessschritt, in der Auswertungsregel oder in der Abnahme. Ein Prompt kann eine Anweisung geben. Eine Berechtigung ersetzt er nicht.
Welche Art zu Ihrem Vorgang passt, hängt weniger von der Technik ab als von der Frage, wer heute das letzte Wort hat. Das sollte sich durch die KI nicht ändern.