Optimierte CapEx-Genehmigungen für globales Technologieunternehmen
Die Beantragung und Genehmigung von Investitionsausgaben (CapEx) ist ein kritischer Prozess, der oft durch Ineffizienz gebremst wird. Für eine innovative, global tätige Technologiegesellschaft (ehemals Teil von Siemens) hat die flying dog BPM-Plattform den CapEx-Prozess digitalisiert und optimiert – für mehr Geschwindigkeit, Transparenz und Kontrolle bei gleichzeitiger Flexibilität.
Der bisherige CapEx-Prozess litt unter manuellen Schritten, Medienbrüchen (E-Mail, Papier) und mangelnder Transparenz. Die Folgen waren:
- Lange, unvorhersehbare Durchlaufzeiten.
- Hoher administrativer Aufwand für Nachverfolgung und Dokumentation.
- Schwierigkeiten bei der Einhaltung korrekter Genehmigungswege.
- Erhöhtes Risiko für Fehler und Informationsverluste.
- Keine zentrale Übersicht über laufende Anträge.
Die Lösung mit flying dog software
Auf Basis der flying dog BPM-Plattform wurde ein durchgängig digitaler Workflow für Investitionsanträge implementiert. Der Form Builder ermöglicht die strukturierte, zentrale Erfassung aller Antragsdaten (wie Beschreibung, Begründung, Kosten, Nutzen, Kontierungen). Die Workflow Engine steuert den gesamten Prozess flexibel und regelbasiert, während das User Portal allen Beteiligten eine zentrale Anlaufstelle bietet. Kernfunktionen der Lösung sind:
Strukturierte Antragserfassung & Dokumentenmanagement
Antragsteller nutzen eine einheitliche digitale Maske und laden notwendige Begleitdokumente (Angebote etc.) direkt hoch und ordnen sie zu.
Flexible Definition des Genehmigungspfads durch Antragsteller
Ein Highlight der Lösung: Antragsteller wählen bei der Erstellung die erforderlichen Genehmigungsebenen (z.B. Fachbereich, Controlling, Geschäftsführung) aus und bestimmen für jede Ebene die konkreten Genehmiger (Personen oder Rollen).
Intelligente Genehmigungslogik
Die Workflow Engine setzt eine spezifische Logik um: Sequenziell zwischen Ebenen: Die Ebenen werden nacheinander durchlaufen. Parallel innerhalb jeder Ebene: Alle Genehmiger einer Ebene erhalten die Aufgabe gleichzeitig; die Ebene ist erst nach Zustimmung aller Genehmiger abgeschlossen.
Automatisierte Benachrichtigungen & Statusverfolgung
Das System informiert alle Beteiligten automatisch über neue Aufgaben und Statusänderungen. Der aktuelle Stand jedes Antrags ist jederzeit transparent im User Portal nachvollziehbar.
Zentrale Dokumentation & Audit-Trail
Alle Antragsdaten, Dokumente und Genehmigungsentscheidungen werden zentral und revisionssicher gespeichert.
Erreichte Ergebnisse und Nutzen
Die Einführung des digitalen CapEx-Workflows mit flying dog software führte zu signifikanten Verbesserungen:
- Deutliche Beschleunigung: Durchschnittliche Durchlaufzeiten wurden maßgeblich reduziert.
- Gesteigerte Transparenz: Jederzeit klarer Überblick über Status und Verlauf der Anträge für alle Beteiligten.
- Erhöhte Effizienz: Manueller Aufwand, Papierverbrauch und Nachverfolgungsnotwendigkeit wurden stark verringert.
- Standardisierung & Compliance: Der Prozess ist vereinheitlicht, die Einhaltung definierter Genehmigungswege systemisch sichergestellt.
- Verbesserte Datenqualität & Dokumentation: Strukturierte Erfassung und zentrale Archivierung gewährleisten hohe Datenqualität und lückenlose Dokumentation.
- Hohe Flexibilität: Trotz Standardisierung erlaubt das System die notwendige Flexibilität bei der Definition der Genehmigungspfade je nach Antragsart und -höhe.
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