Effiziente SAP Debitoren-Pflege durch Workflow-Automatisierung
Ineffiziente Prozesse bei der Pflege von SAP Debitorenstammdaten gehören der Vergangenheit an. Dieser Use Case zeigt, wie die flying dog BPM-Plattform einen strukturierten, abteilungsübergreifenden Abstimmungsprozess für Neuanlagen, Änderungen und Löschungen etabliert – für mehr Effizienz und Datenqualität.
Vor der Einführung der Lösung litten die Prozesse unter Medienbrüchen, mangelnder Transparenz und ineffizienter Kommunikation. Die Folge: potenzielle Dateninkonsistenzen, verzögerte Abläufe und hoher Abstimmungsaufwand. Es war klar: Eine zentralisierte, Workflow-gestützte Lösung musste her, um Datenqualität und Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern.
Die Lösung mit flying dog software
Auf Basis der flying dog BPM-Plattform wurde ein maßgeschneiderter Workflow realisiert. Die Workflow Engine steuert die Abläufe, der Form Builder sorgt für strukturierte Dateneingaben, und das User Portal bietet den Anwendern eine zentrale Anlaufstelle. Der Workflow umfasst folgende Kernfunktionalitäten:
Automatisierte Benachrichtigung und Eskalation
Relevante Abteilungen (z.B. Vertrieb, Buchhaltung, Kreditmanagement) erhalten automatische Benachrichtigungen bei Änderungen, Neuanlagen oder Löschanträgen. Eskalationsmechanismen greifen bei ausbleibender Bearbeitung innerhalb definierter Fristen.
Strukturierte Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse
Der Workflow definiert flexible Abstimmungsrouten. Zuständige Mitarbeiter prüfen, kommentieren und genehmigen oder lehnen Änderungen direkt im System ab.
Vollständige Historie und Audit-Trail
Alle Workflow-Schritte, Entscheidungen und Kommentare werden lückenlos protokolliert. Das gewährleistet umfassende Nachvollziehbarkeit und Compliance.
Zentrale Übersicht und Echtzeit-Statusverfolgung
Ein zentrales Cockpit im User Portal bietet allen Beteiligten einen klaren Echtzeit-Überblick über den Status aller Änderungen und die jeweiligen Workflow-Schritte.
Erreichte Ergebnisse und Nutzen
Die Einführung des Workflows mit flying dog software führte zu messbaren Erfolgen:
- Höhere Datenqualität: Strukturierte Prüf- und Genehmigungsprozesse reduzieren Fehler und Inkonsistenzen signifikant.
- Gesteigerte Effizienz: Automatisierte Benachrichtigungen und klare Verantwortlichkeiten beschleunigen die Bearbeitungszeiten erheblich.
- Volle Transparenz: Der Echtzeit-Überblick über Status und Zuständigkeiten schafft Klarheit im gesamten Prozess.
- Optimierte Zusammenarbeit: Der zentralisierte Workflow fördert die abteilungsübergreifende Abstimmung.
- Weniger manueller Aufwand: Automatisierung minimiert manuelle Benachrichtigungen und Abstimmungen.
- Verbesserte Compliance: Die lückenlose Historie sichert die Nachvollziehbarkeit und unterstützt die Einhaltung interner und externer Richtlinien.
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