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KI-Agenten, die handeln dürfen – aber nur über Ihren Prozess

Lesen ist leicht, Handeln ist heikel

Comic-Illustration: Ein Angestellter schickt an einer Wand aus Rohrpost-Stationen eine Kapsel ab; im Büro nebenan stempelt die Vertriebsleitung eingehende Vorgänge ab und schickt einen mit Korrektur zurück.

Ein KI-Agent, der Anträge liest, in Tabellen nachschlägt und eine Einschätzung abgibt, ist schnell gebaut. Schwierig wird es in dem Moment, in dem er etwas ändern soll: einen Kunden anlegen, ein Angebot erstellen, eine Mail verschicken. Dann stellt sich die Frage, die in fast jedem KI-Projekt den Betrieb verhindert: Wer kontrolliert, was die KI tut?

Die übliche Antwort lautet: Man gibt dem Modell Schreibrechte auf eine Schnittstelle und hofft, dass die Anweisungen im Prompt halten. In der Workflow-Anwendung gehen wir einen anderen Weg. Der Grundsatz lautet: Die KI entscheidet, was zu tun ist. Ausgeführt wird es von Ihrem Prozess.

So funktioniert es

Sie geben dem Agenten Prozessschritte an die Hand, zum Beispiel „Kunde anlegen“, „Angebot erstellen“ oder „Angebot versenden“. Jeden dieser Schritte modellieren Sie wie gewohnt im Workflow. Dort legen Sie fest, was genau passiert: ob gespeichert wird, wer vorher zustimmen muss und wer eine Benachrichtigung bekommt.

Der Agent wählt selbst, welchen Schritt er wann braucht, und füllt die nötigen Angaben aus. Danach übernimmt der Prozess. Der Agent erfährt das Ergebnis und arbeitet damit weiter.

Die KI ändert also nie etwas an Ihren Daten vorbei. Jede Änderung läuft über einen Weg, den Sie selbst gezeichnet haben.

Beispiel 1: Den Kundenstamm pflegen

Eine Mitarbeiterin schreibt: „Die Muster GmbH ist von Kassel nach Marburg umgezogen, und die Firma Beispiel AG ist doppelt angelegt, bitte löschen.“

Der Agent sucht beide Kunden heraus und ändert die Adresse sofort. Löschen darf er dagegen nicht direkt: Dieser Schritt geht laut Prozess erst an die Stammdatenpflege zur Freigabe. Lehnt sie ab, etwa weil noch Rechnungen offen sind, erfährt der Agent den Grund und vermerkt ihn in seinem Ergebnis.

Derselbe Agent, dieselbe Anfrage, zwei verschiedene Wege. Welcher Weg gilt, steht nicht im Prompt, sondern im Prozessmodell.

Beispiel 2: Ein Angebot mit Freigabe

Ein Kunde möchte eine Wartung für 20 Anlagen und hätte gern 12 % Rabatt.

  1. Der Agent lässt zuerst die Konditionen prüfen. Das übernimmt ein zweiter Agent, der die Rabattstaffel kennt. Seine Antwort: Erlaubt sind höchstens 8 %.
  2. Der Agent erstellt ein Angebot mit 8 % und schickt es zur Freigabe an die Vertriebsleitung.
  3. Die Leitung lehnt ab: „Bitte höchstens 5 %, der Kunde zahlt oft spät.“
  4. Der Agent bessert das Angebot nach und reicht es erneut ein. Nach der Freigabe geht es per Mail an den Kunden.

Die Reihenfolge hat niemand fest vorgegeben, der Agent hat sie selbst gewählt. Die Leitung hatte trotzdem das letzte Wort.

Beispiel 3: Mehrere Schritte auf einmal

Braucht ein Kunde zwei Angebote, etwa für zwei Standorte, erstellt der Agent beide in einem Zug und schickt sie gemeinsam zur Freigabe. Gibt die Leitung das eine frei und lehnt das andere ab, bekommt der Agent beide Antworten zusammen und bessert nur das abgelehnte nach.

Was Sie davon haben

Kontrolle. Was die KI darf, steht im Prozessdiagramm, nicht in einer versteckten Einstellung. Heikle Schritte wie Löschen oder Versenden binden Sie an eine Freigabe.

Nachvollziehbarkeit. In der Historie jedes Vorgangs steht, was der Agent wollte, wer zugestimmt oder abgelehnt hat und was am Ende gespeichert wurde.

Flexibilität. Der Agent ordnet die Schritte selbst und reagiert auf Ablehnungen. Sie müssen nicht jeden Sonderfall vorab modellieren.

Klare Grenzen. Kosten, Laufzeit und Zahl der Schritte begrenzen Sie für jeden Agenten einzeln. Im Notfall halten Sie einen laufenden Agenten an.

Warum der Umweg über den Prozess

Man könnte einwenden: Warum so umständlich? Ein Modell mit direktem Datenbankzugriff wäre schneller angebunden.

Schneller angebunden, ja. Aber dann steckt die gesamte Kontrolle im Prompt, und ein Prompt ist keine Berechtigung. Über den Prozess bekommt jede Aktion des Agenten dieselben Regeln, die auch für Menschen gelten: dieselben Freigaben, dieselben Benachrichtigungen, dieselbe Historie. Ändert sich eine Regel, ändern Sie den Prozess, und der Agent hält sich ab dem nächsten Lauf daran. Dasselbe Prinzip haben wir bei unserem KI-Chat für eine Gerätedatenbank beschrieben: keine Sonderrechte für die KI, keine unbemerkten Änderungen.

So arbeitet die KI mitten in Ihrem Prozess und nicht an ihm vorbei.

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