Prozessautomatisierung vs. Prozessdigitalisierung: Ein entscheidender Unterschied für CIOs

Was bedeutet Prozessdigitalisierung?

Prozessdigitalisierung beschreibt die Umwandlung analoger, papierbasierter oder manueller Prozesse in digitale Formate. Ein klassisches Beispiel ist die Einführung eines digitalen Formulars anstelle eines PDF-Downloads, der ausgedruckt, ausgefüllt und eingescannt werden muss.

Digitalisierung bedeutet also in erster Linie, Informationen digital verfügbar zu machen und Arbeitsabläufe elektronisch zu unterstützen – oft mit Hilfe von Standardsoftware, ERP-Systemen oder ECM-Lösungen. Der Mensch bleibt dabei zentrale Steuerungsinstanz. Entscheidungen, Auslösungen oder Übergaben erfolgen manuell.

Was versteht man unter Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung geht einen entscheidenden Schritt weiter. Hier werden Teile oder ganze Abläufe regelbasiert durch IT-Systeme übernommen. Anstatt beispielsweise eine E-Mail-Benachrichtigung manuell zu versenden, wird dieser Schritt durch ein System ausgelöst – etwa durch ein BPM-System mit integrierter Workflow-Engine oder über RPA (Robotic Process Automation).

Ziel der Automatisierung ist es, wiederkehrende Prozesse zu beschleunigen, Fehler zu reduzieren und Mitarbeitende von Routinetätigkeiten zu entlasten. Dabei spielen nicht nur Regeln, sondern zunehmend auch KI-basierte Entscheidungslogik und Integrationen mit Drittsystemen eine Rolle.

Warum die Unterscheidung wichtig ist

Auf den ersten Blick scheinen Digitalisierung und Automatisierung eng verwandt – in der Praxis jedoch sind es unterschiedliche Ebenen der Prozessoptimierung. Digitalisierung ist oft die Voraussetzung für Automatisierung, aber nicht gleichbedeutend mit ihr.

Für CIOs und IT-Leiter liegt hier ein strategischer Unterschied:
Wer nur digitalisiert, schafft die Basis für effizientere Abläufe. Wer automatisiert, transformiert die Prozesse strukturell. Entscheidungen zu Tools, Projektpriorisierung und Budgetverteilung hängen maßgeblich davon ab, ob ein Unternehmen nur digitalisiert oder gezielt automatisiert.

Praxisbeispiel: Hochschulverwaltung modernisiert ihre IT-Prozesse

Eine große deutsche Hochschule führte zunächst digitale Formulare ein, um Studierendenanträge zu erfassen. Damit war der erste Schritt – die Prozessdigitalisierung – erfolgreich umgesetzt: Die Papierformulare verschwanden, die Anträge wurden einheitlich und medienbruchfrei erfasst.

Im zweiten Schritt wurde der gesamte Genehmigungsprozess automatisiert. Abhängig vom Antragsinhalt wurden Prüfer automatisch zugewiesen, Fristen gesetzt und Erinnerungen versendet. Der Status war jederzeit nachvollziehbar – für Antragsteller und Verwaltung.

Fazit: Digitalisierung ersetzte Papier. Automatisierung ersetzte Rückfragen und Wartezeiten.

Strategische Implikationen für CIOs

Wer in einer großen Organisation tätig ist, sollte die Unterschiede nicht nur begrifflich verstehen, sondern strategisch anwenden. Denn:

• Digitalisierung ist häufig der erste Schritt – notwendig, aber nicht hinreichend für echte Effizienzgewinne.
• Automatisierung ist der nächste logische Schritt – sie erfordert jedoch ein anderes Level an Prozessverständnis, technologischem Reifegrad und Change Management.

Moderne BPM-Plattformen mit integriertem Low-Code-Ansatz ermöglichen beides: die schnelle Digitalisierung einfacher Prozesse und die tiefgreifende Automatisierung komplexer Abläufe. Entscheidend ist, dass diese Systeme sich flexibel in bestehende IT-Landschaften integrieren lassen – sei es on-premise oder hybrid.

Fazit: Der richtige Fokus zur richtigen Zeit

Digitalisieren kann (fast) jeder. Automatisieren ist eine strategische Entscheidung.

Für CIOs großer Organisationen gilt:
Nur wer den Unterschied versteht, kann die richtigen Prioritäten setzen – und vermeidet teure Leerlaufprojekte, die nur „digital“ sind, aber keinen wirklichen Fortschritt bringen.

Ob Sie erst digitalisieren oder direkt automatisieren – wichtig ist, dass der gewählte Weg zu Ihrer Prozesslandschaft, Ihrem Team und Ihrer IT-Architektur passt.