Effiziente Hochschulverwaltung: Ein Praxisleitfaden zur digitalen Workflow-Optimierung

Hochschulen stehen heute vor der Herausforderung, ihre vielfältigen Prozesse effizienter, transparenter und nutzerfreundlicher zu gestalten. Die Digitalisierung von Workflows ist dabei ein zentraler Hebel, doch die Umsetzung birgt spezifische Herausforderungen. Dieser Leitfaden beleuchtet, wie Hochschulen die digitale Transformation ihrer Prozesslandschaft erfolgreich meistern können.

Interne Effizienz vs. Studierenden-Service: Zwei Seiten einer Medaille

Die Prozesslandschaft einer Hochschule umfasst typischerweise zwei große Bereiche mit unterschiedlichen Schwerpunkten, aber einem gemeinsamen Ziel: nahtlose digitale Abläufe.

• Interne Verwaltungsprozesse: Hier geht es um die Optimierung der operativen Effizienz. Beispiele sind Urlaubsanträge, das Onboarding neuer Mitarbeitender, IT-Support-Tickets oder spezifische Ad-hoc-Prozesse in Fachabteilungen. Die Zielgruppen sind primär Mitarbeitende und interne Organisationseinheiten.
• Studierendennahe Prozesse: Der Fokus liegt hier auf der Servicequalität und Zugänglichkeit für Studierende. Dazu zählen digitale Services wie Prüfungsanmeldungen, Krankmeldungen, Anträge oder die Abgabe von Abschlussarbeiten. Eine robuste Integration mit Campus-Management-Systemen wie HISinOne ist hier oft unerlässlich.

Obwohl Zielgruppen und Systeme variieren, erfordern beide Bereiche eine durchgängige digitale Unterstützung, um Medienbrüche zu vermeiden und die Zufriedenheit aller Beteiligten zu erhöhen.

Die Realitätsprüfung: Wo stehen Hochschulen bei der Prozessdigitalisierung?

Viele Hochschulen nutzen bereits spezialisierte Systeme wie HISinOne oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Was jedoch oft fehlt, ist eine übergreifende Business Process Management (BPM)-Plattform, die Prozesse Ende-zu-Ende modelliert, automatisiert, steuert und überwacht – unabhängig vom jeweiligen Fachsystem.

Die Folgen sind häufig:

• Fragmentierte Prozessinseln: Workflows leben isoliert in Excel-Listen, Papierformularen oder einfachen Webformularen ohne zentrale Steuerung.
• Mangelnde Transparenz: Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen (Wer hat wann was genehmigt?) ist schwierig bis unmöglich.
• Fehlende Automatisierung: Wichtige Funktionen wie automatische Erinnerungen, Eskalationen bei Fristüberschreitung oder prozessbezogene Auswertungen fehlen.
• Hoher Wartungsaufwand: Insellösungen und Eigenentwicklungen binden wertvolle IT-Ressourcen für Wartung und Anpassung.

Gerade für Hochschulen als komplexe Organisationen, oft mit über 1.000 Mitarbeitenden, ist der Aufbau einer zentralen, skalierbaren Workflow-Plattform ein strategischer Vorteil.

Das Fundament: Anforderungen an eine moderne Hochschul-BPM-Plattform

Eine leistungsfähige BPM-Lösung muss den spezifischen Anforderungen von Hochschulen gerecht werden:

• Zugänglichkeit: Unterstützung verschiedener Kanäle (Web-Portal, mobile Nutzung) für interne und externe Nutzergruppen.
• Betriebsmodell: Flexibilität für On-Premise- oder hybride Szenarien ist entscheidend, da reine Cloud-Lösungen oft nicht den institutionellen Vorgaben entsprechen.
• Sicherheit & Compliance: Strikte Einhaltung von Datenschutzbestimmungen (DSGVO) und Revisionssicherheit aller Prozessschritte.
• Anpassbarkeit & Wartbarkeit: Die Plattform muss sich anpassen lassen (z.B. an das Corporate Design), ohne bei jedem Update hohe Entwicklungsaufwände zu verursachen. Langfristige Wartbarkeit ist essenziell.
• Integrationsfähigkeit: Offene Schnittstellen (z.B. REST-APIs, LDAP/SAML für Authentifizierung) zur Anbindung an bestehende Systeme (HISinOne, DMS, IAM etc.) sind ein Muss.

Neben der Technik ist eine klare Prozessgovernance erfolgskritisch: Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten für Modellierung, Freigabe und Betrieb der Workflows sind unerlässlich.

Nahtlose Integration: Das BPM-System als Orchestrator

Eine zentrale BPM-Plattform sollte bestehende Systeme nicht ersetzen, sondern intelligent orchestrieren:

• HISinOne: Anbindung für Datenabgleich bei Prüfungsanmeldungen, Status-Updates im Studierendenkonto etc.
• DMS: Automatisierte Ablage von Dokumenten (z.B. Anträge, Bescheinigungen) im richtigen Kontext und unter Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.
• Identity & Access Management (IAM): Nutzung bestehender Nutzerverzeichnisse und Rollen zur feingranularen Steuerung von Zugriffsrechten auf Prozesse und Aufgaben.
• Kommunikationssysteme: Integration von E-Mail für Benachrichtigungen oder Kalendersystemen für terminbezogene Aufgaben.

Die Stärke einer BPM-Plattform liegt darin, Daten und Aufgaben über Systemgrenzen hinweg zu steuern und einen einheitlichen Prozessablauf sicherzustellen.

Vom Konzept zur Praxis: Beispiele digitalisierter Hochschulprozesse

Die Einsatzmöglichkeiten einer BPM-Plattform sind vielfältig. Hier einige typische Beispiele:

Verwaltungsprozesse:

• Digitaler Urlaubsantrag: Von der Beantragung über die Genehmigung durch Vorgesetzte bis zur automatischen Information der Personalabteilung.
• IT-Helpdesk-Workflow: Strukturierte Erfassung von Anfragen, automatische Zuweisung und Priorisierung, Eskalationsmanagement und Reporting.
• Onboarding-Prozess: Automatisierte Aufgabenverteilung an verschiedene Abteilungen (IT, HR, Facility Management) bei der Einstellung neuer Mitarbeitender.

Studierendennahe Prozesse:

• Online-Prüfungsanmeldung: Inklusive automatischer Validierung relevanter Daten gegen HISinOne.
• Digitale Krankmeldung: Mit Upload-Möglichkeit für Atteste und automatischer Benachrichtigung des Prüfungsamtes.
• Workflow zur Anmeldung von Abschlussarbeiten: Auswahl von Betreuenden, Definition von Meilensteinen und Fristenüberwachung.

Empfehlung: Beginnen Sie mit klar abgegrenzten, weniger komplexen Prozessen (Pilotprojekte) und erweitern Sie den Einsatz der Plattform sukzessive.

Strategische Umsetzung in großen Organisationen: Ein Fahrplan

Für Hochschulen und Universitäten ist die Einführung einer BPM-Plattform ein strategisches Projekt. Folgende Schritte sind empfehlenswert:

1. Ganzheitlich Planen: Erstellen Sie eine Prozesslandkarte, um Prioritäten für die Digitalisierung zu identifizieren. Welche Prozesse haben den größten Hebel?
2. Stakeholder frühzeitig einbinden: Holen Sie Verwaltung, IT, Fachbereiche, Personalrat und Datenschutz von Anfang an mit ins Boot.
3. Pilotprojekte definieren und umsetzen: Starten Sie mit 1-2 überschaubaren Prozessen (z.B. IT-Helpdesk oder Krankmeldung), um schnelle Erfolge zu erzielen und Erfahrungen zu sammeln.
4. Plattform weise wählen: Setzen Sie auf eine Lösung, die sich flexibel in Ihre bestehende IT-Landschaft integriert und keinen Vendor-Lock-in erzeugt. Achten Sie auf Anpassbarkeit und langfristige Wartbarkeit.
5. Regelbetrieb vorbereiten: Definieren Sie klare Rollen, etablieren Sie Support-Strukturen und planen Sie Schulungen für Anwender und Prozessmodellierer.

Digitale Prozesse sind kein Selbstzweck. Sie sind das Mittel, um administrative Effizienz zu steigern, Mitarbeitende zu entlasten und die Servicequalität für Studierende und alle anderen Hochschulangehörigen nachhaltig zu verbessern.

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Fazit: Die Einführung digitaler Workflows ist für Hochschulen weit mehr als ein IT-Projekt – es ist ein entscheidender Schritt zur Modernisierung und Zukunftsfähigkeit der gesamten Organisation. Eine strategische Herangehensweise und die Wahl der richtigen Technologieplattform legen den Grundstein für mehr Effizienz, Transparenz und Flexibilität im Hochschulalltag.