Warum Excel keine BPM-Plattform ist – und welche Risiken Unternehmen unterschätzen
Excel – der beliebte Alleskönner mit gefährlichen Nebenwirkungen
Excel ist allgegenwärtig. Es ist günstig, flexibel, jedem Mitarbeitenden vertraut – und deshalb wird es oft zweckentfremdet: als Planungswerkzeug, als Ticket-System, als Prozessdokumentation. Der Schritt, auch Geschäftsprozesse in Excel zu „managen“, scheint naheliegend.
Doch genau darin liegt das Problem: Excel ist ein mächtiges Tabellenkalkulations-Tool – aber keine Plattform für Business Process Management (BPM). Wer Prozesse in Excel abbildet, setzt auf eine Einzellösung ohne Versionierung, ohne Validierung, ohne zentrale Governance. Was kurzfristig pragmatisch erscheint, wird mittelfristig zur Belastung für IT und Organisation.
Prozessmanagement ohne Governance ist keine Strategie
Eine BPM-Plattform schafft Struktur, Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Prozesse sind dort eindeutig modelliert, versioniert, validiert und mit Verantwortlichkeiten versehen. Excel bietet das nicht.
In großen Organisationen mit mehreren hundert oder tausend Nutzern entsteht ohne zentrale Steuerung schnell ein Flickenteppich: Unterschiedliche Versionen von Prozesslisten, manuelle Workarounds, widersprüchliche Verantwortlichkeiten. Das Ergebnis: kein belastbares Prozessinventar, keine zentrale Steuerung, keine fundierte Optimierung möglich.
Skalierungsgrenzen und Schatten-IT: Die unsichtbaren Kosten
Was mit wenigen Prozessen beginnt, wächst schnell in die Breite. Teams adaptieren ihre eigene Excel-Logik, pflegen Makros oder VBA-Skripte, um Automatisierung zu simulieren. Dabei entstehen hunderte individuelle Excel-Dateien – ohne Support, ohne Lifecycle-Management, oft ohne IT-Beteiligung.
Die Folgen sind gravierend: Die IT-Abteilung verliert die Kontrolle, es entstehen Sicherheitslücken, redundante Datenhaltung und erhebliche Aufwände für Fehlersuche oder Support. Das größte Problem: Diese Schatten-IT bleibt meist unter dem Radar – bis sie zu einem Risiko wird.
Wir kennen dieses Szenario aus über 20 Jahren Projektarbeit, unter anderem für die Firma BOSCH: Dort sind wir regelmäßig mit hochkomplexen Excel-Dateien als Ausgangspunkt konfrontiert. In vielen Fällen entwickeln wir darauf aufbauend robuste Mehrbenutzer-Planungstools mit rollenbasierter Steuerung, validierter Dateneingabe und individuell angepassten Oberflächen – genau dort, wo Excel an seine Grenzen stößt.
Sicherheits- und Compliance-Risiken im Excel-Wildwuchs
Großunternehmen unterliegen strengen Anforderungen an Datenschutz, IT-Sicherheit und Auditierbarkeit. Excel bietet dafür keine Infrastruktur: Keine Rechteverwaltung, keine Revisionssicherheit, keine Protokollierung. Daten werden lokal gespeichert, oft unverschlüsselt weitergegeben, und selten regelmäßig gesichert.
Insbesondere bei sensiblen Prozessen – etwa in der Personalabteilung, im Einkauf oder im Compliance-Bereich – ist die Nutzung von Excel ein erhebliches Risiko. Selbst kleinere Datenpannen können zu massiven Reputations- und Haftungsschäden führen.
Warum BPM-Plattformen mehr als nur “Software” sind
Eine moderne BPM-Plattform integriert sich in die bestehende IT-Landschaft, skaliert mit den Anforderungen der Organisation und bietet mehr als nur Prozessmodelle: Sie ermöglicht automatisierte Abläufe, klare Rollen- und Rechteverteilung, transparente Auswertungen und eine kontinuierliche Verbesserungskultur.
Vor allem aber schafft sie Vertrauen: Prozesse werden systemisch abgebildet, zentral verwaltet und sind für alle Stakeholder nachvollziehbar. Die IT erhält wieder Kontrolle – und die Fachbereiche ein Werkzeug, das sie wirklich unterstützt.
Fazit: Prozesse müssen wachsen dürfen – aber strukturiert
Excel ist kein BPM-System – und es sollte auch keines sein. Wer Prozesse nachhaltig digitalisieren und optimieren möchte, braucht eine Plattform, die Skalierbarkeit, Governance und Sicherheit vereint.
Für IT-Leiter und CIOs bedeutet das: Jetzt handeln, bevor die Prozesslandschaft zur Blackbox wird. Denn je länger Excel als Ersatzlösung dient, desto teurer wird der spätere Umstieg – organisatorisch wie finanziell.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Prozesse aus dem Excel-Dschungel befreien. In einem unverbindlichen Workshop analysieren wir Ihre aktuelle Situation – und zeigen realistische Alternativen auf.