5 Fallstricke bei der BPM-Einführung in Großunternehmen – und wie Sie sie strategisch umgehen
Die erfolgreiche Einführung eines Business Process Management (BPM)-Systems ist für Großunternehmen ein entscheidender Schritt zur Steigerung von Effizienz, Transparenz und Compliance. Doch der Weg dorthin ist oft mit Herausforderungen gepflastert. Basierend auf unserer langjährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Enterprise-Kunden haben wir fünf typische Fallstricke identifiziert – und zeigen, wie Sie diese von vornherein vermeiden.
1. Der Trugschluss: BPMN 2.0 allein ist noch kein lauffähiges Workflow-System
Viele BPM-Initiativen starten richtigerweise mit der Modellierung von Prozessen mittels BPMN 2.0 – sei es mit Visio, dem Camunda Modeler oder unserem eigenen Open Source Advanced Process Designer. Dies ist ein exzellenter Ansatz für die fachliche Konzeption, Dokumentation und Abstimmung von Abläufen.
Der kritische Irrtum liegt jedoch in der Annahme, ein BPMN-Diagramm sei bereits ein ausführbarer Workflow. BPMN ist primär ein Modellierungsstandard, nicht per se ein Ausführungssystem. Um einen BPMN-Prozess tatsächlich produktiv zu schalten, bedarf es einer robusten Plattform, die Logik, komplexe Systemintegrationen, Benutzeroberflächen (Formulare) und Aufgabenmanagement in einer durchgängigen, idealerweise On-Premise-fähigen Umgebung unterstützt. Entscheidend ist hier eine Plattform, die nicht nur das Modell versteht, sondern die direkte Umsetzung ermöglicht – idealerweise mit Low-Code-Werkzeugen, um auch Fachbereiche effektiv einzubinden.
2. Der Fehler: Implementierung ohne frühzeitigen Blick auf die Umsetzbarkeit
Ein weiterer häufiger Fehler ist die monatelange, rein theoretische Modellierung von Prozessen, ohne die praktische Umsetzbarkeit und die technischen Rahmenbedingungen im Blick zu haben. BPMN-Designer und reine Diagramm-Software sind wertvolle Werkzeuge für den initialen Entwurf und die Kommunikation. Für die tatsächliche Implementierung und den produktiven Betrieb bedarf es jedoch eines echten Workflow-Editors, der:
- die Integration externer Systeme (SAP, DMS, Datenbanken etc.) nativ unterstützt,
- komplexe Geschäftslogik abbilden kann (über reine Sequenzflüsse hinaus),
- dynamische, CI-konforme Formulare erzeugt,
- und den stabilen, skalierbaren Betrieb langfristig sicherstellt.
Unser Ansatz bei flying dog software kombiniert daher die Stärken des BPMN-Standards mit einem integrierten Workflow Studio (Low-Code-Designer). Dieser stellt von Beginn an die Realisierbarkeit sicher und vermeidet “Throw-away-Modelle”, indem er Modellierung und Ausführungslogik eng verzahnt.
3. Die Unterschätzung: Fachbereiche und Endanwender zu spät involvieren
Die technisch brillanteste Workflow-Lösung scheitert, wenn sie an den Bedürfnissen der Endanwender vorbeigeht. In vielen Projekten wird die Umsetzung primär von IT-Abteilungen oder externen Beratungsteams vorangetrieben. Fachbereiche und die späteren Nutzer sehen das Ergebnis oft erst kurz vor dem Rollout – oder danach.
Dies führt unweigerlich zu geringer Akzeptanz, zeitintensiven Nachbesserungsschleifen und Frustration auf allen Seiten. Erfolgsentscheidend ist daher die frühzeitige und kontinuierliche Einbindung der Endanwender. Regelmäßige Feedbackzyklen, Prototyping und ein iterativer Aufbau der Lösung sind unerlässlich. Moderne BPM-Plattformen, die grafische Oberflächen, Low-Code-Ansätze und hochgradig anpassbare User Portals (CI-konform per Templates!) bieten, ermöglichen genau diese kollaborative Vorgehensweise, auch ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse auf Seiten der Fachbereiche.
4. Die Achillesferse: Komplexität von Schnittstellen und Integration unterschätzen
Große Organisationen verfügen über gewachsene, heterogene Systemlandschaften – von ERP- (z.B. SAP) und DMS-Systemen bis hin zu zahlreichen spezialisierten Altanwendungen und Datenbanken. Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen bedeutet daher fast immer: Daten müssen systemübergreifend fließen, und das sicher und zuverlässig.
Ein kritischer Fehler ist es, die Komplexität von Schnittstellen (APIs, Dateiaustausch, Datenbank-Konnektoren, Legacy-Anbindungen) erst spät im Projekt zu adressieren oder ihren Aufwand zu unterschätzen. Oft sind genau diese Integrationen der Knackpunkt für eine erfolgreiche Implementierung. Unsere Plattform ist daher von Grund auf auf robuste, systemübergreifende Integration ausgelegt und bietet flexible Mechanismen für die Anbindung – sei es über REST, SOAP, direkte Datenbankzugriffe oder individuell entwickelte Custom Connectors.
5. Die Kurzsichtigkeit: Kein durchgängiges Betriebs- und Wartungsmodell
Viele BPM-Projekte werden nach dem initialen Rollout als “abgeschlossen” betrachtet – oft fehlt ein klares Konzept für den laufenden Betrieb, die Wartung und die kontinuierliche Weiterentwicklung. Doch Geschäftsprozesse sind dynamisch; sie leben von Anpassungen und Optimierungen. Es bedarf einer Umgebung, in der Änderungen schnell, sicher, nachvollziehbar und idealerweise von den Prozessverantwortlichen selbst (mit Unterstützung von Low-Code-Werkzeugen) durchgeführt werden können.
Ohne einen leistungsfähigen Low-Code-Editor, klare DevOps-Prinzipien und ein stabiles Change-Management bleiben Anpassungen langwierig, fehleranfällig und teuer. Unsere Kunden – typischerweise große Organisationen mit 1.000+ Mitarbeitern – schätzen daher besonders die Möglichkeit, ihre Prozesse in der eigenen, kontrollierten IT-Landschaft (On-Premise oder Private Cloud) zu betreiben und dennoch die notwendige Agilität für Anpassungen zu bewahren.
Fazit: Strategisches BPM ist mehr als ein Tool – es ist ein Betriebsmodell für Ihr Enterprise
Wer Business Process Management ernsthaft und nachhaltig im Unternehmen verankern will, benötigt mehr als nur einen BPMN-Designer. Es geht um ein durchgängiges, integriertes Betriebsmodell – von der ersten Prozessidee über die Modellierung, die agile Implementierung (inklusive aller Schnittstellen, Rollen, CI-konformer Formulare) bis hin zum stabilen Betrieb und der kontinuierlichen Optimierung.
Wenn Sie diesen Weg strategisch planen und die typischen Fallstricke von vornherein berücksichtigen, schaffen Sie eine BPM-Plattform, die dauerhaft Mehrwert für Ihr Unternehmen generiert – für die IT, die Fachbereiche und letztendlich für die Geschäftsführung.
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