10 Fragen, die Sie einem BPM-Anbieter unbedingt stellen sollten

Die Auswahl einer Business Process Management (BPM)-Plattform ist eine strategische Entscheidung mit weitreichenden Konsequenzen für Effizienz, Agilität und Compliance in Ihrem Unternehmen. Besonders in großen Organisationen mit komplexen Anforderungen und gewachsenen IT-Landschaften ist eine sorgfältige Evaluierung unerlässlich. Um Ihnen dabei zu helfen, die Spreu vom Weizen zu trennen, haben wir 10 kritische Fragen zusammengestellt, die Sie potenziellen Anbietern stellen sollten – und worauf Sie bei den Antworten achten müssen.

1. Wie intuitiv und anpassbar ist die Plattform für Endanwender und Fachexperten – über reine Entwicklerfunktionen hinaus?

Ein BPM-System entfaltet seinen vollen Nutzen erst, wenn es nicht nur von IT-Spezialisten, sondern auch von Fachabteilungen und den eigentlichen Endanwendern akzeptiert und aktiv genutzt wird. Entscheidend ist daher, ob die Plattform eine fertige, durchdachte Endbenutzeroberfläche (User Portal) bietet und – ganz wichtig – ob sich diese ohne aufwendige Neu-Entwicklungen an die Corporate Identity (CI) und die spezifischen Prozessanforderungen Ihrer Organisation anpassen lässt.

Worauf Sie achten sollten: Fragen Sie nach realen Anwendungsbeispielen mit produktiven Fachanwendern. Prüfen Sie, ob die Anpassung des User Portals über flexible Templates möglich ist und ob eigene Komponenten oder Funktionen (z.B. via JS Hooks) integriert werden können, um eine wirklich maßgeschneiderte Benutzererfahrung zu schaffen.

2. Wie ist die Trennung und Interaktion zwischen Workflow-Logik, Formularen und optionalen KI-Modulen realisiert?

Viele Plattformen vermischen die visuelle Darstellung der Prozesslogik (z.B. in BPMN) mit der tieferliegenden technischen Umsetzung oder der Formulardefinition. Professionelle Enterprise-Systeme zeichnen sich durch eine saubere, modulare Trennung zwischen der Workflow-Steuerung, der Gestaltung von Formularen und der Integration von (optionalen) KI-Funktionalitäten aus. Dies fördert Wartbarkeit und Flexibilität.

Worauf Sie achten sollten: Existiert ein eigenständiger, leistungsfähiger Editor für Low-Code-Entwicklung oder KI-Integrationen (wie unser AI Control Hub), der auch von Prozessdesignern oder Fachexperten ohne tiefgreifende BPMN-Kenntnisse intuitiv genutzt werden kann, um beispielsweise Formulare zu definieren oder KI-gestützte Prozessschritte zu konfigurieren?

3. Bietet die Plattform eine Live-Visualisierung oder einen integrierten Debug-Modus für laufende und abgeschlossene Prozesse?

Gerade bei komplexen, unternehmenskritischen Abläufen mit zahlreichen Verzweigungen, dynamischen Bedingungen oder automatisierten Entscheidungen ist eine visuelle Rückmeldung im Entwicklungsprozess und im Betrieb Gold wert. Sie hilft, Fehler schneller zu finden, Engpässe zu identifizieren und die Prozesslogik nachzuvollziehen.

Worauf Sie achten sollten: Suchen Sie nach einer integrierten Live-Visualisierung direkt im Workflow-Editor oder einem dedizierten Monitoring-Tool, bei dem der aktuelle Zustand jedes Prozessschrittes direkt sichtbar wird. Idealerweise sollte dies Einblick in Variablenwerte, Routingentscheidungen, Fehlerstati und die komplette Historie ermöglichen.

4. Können wirklich komplexe Formulare mit Unterformularen, dynamischen Sektionen und anspruchsvollen Validierungsregeln abgebildet werden?

Die Realität in Großunternehmen erfordert oft weit mehr als einfache Eingabemasken. Es werden komplexe Formulare mit verschachtelten Strukturen (Unterformulare, wiederholende Blöcke), dynamischen Sichtbarkeitsregeln, bedingten Pflichtfeldern und ausgefeilten client- und serverseitigen Validierungen benötigt.

Worauf Sie achten sollten: Prüfen Sie die Mächtigkeit des Formular-Editors. Gibt es Unterstützung für Sichtbarkeitsregeln, bedingte Logik, Live-Validierung (client-seitig), serverseitige Prüfungen und die Möglichkeit, Formularkomponenten wiederzuverwenden oder als Vorlagen zu speichern? Kann dies ohne Programmierung (No-Code) oder zumindest mit Low-Code-Mitteln realisiert werden?

5. Ist ein vollständiger On-Premise-Betrieb möglich – ohne versteckten Vendor Lock-in oder Cloud-Zwang?

Für viele regulierte Branchen, Konzerne mit strengen internen Sicherheitsrichtlinien oder Unternehmen mit dem Wunsch nach maximaler Datenkontrolle ist ein reiner Cloud-Ansatz oder ein “Cloud-Zwang” durch den Anbieter ein klares Ausschlusskriterium.

Worauf Sie achten sollten: Fragen Sie explizit nach der Unterstützung für einen echten On-Premise-Betrieb auf Ihren eigenen Servern (Linux/Windows), der Integration in Ihre Virtualisierungsplattformen (z.B. Docker/Kubernetes), der Kompatibilität mit gängigen SQL-Datenbanken (MySQL, PostgreSQL, Oracle etc.) und der Anbindung an Ihre bestehenden Authentifizierungssysteme (z.B. SSO via SAML/OAuth2, LDAP/AD).

6. Liefert der Anbieter den vollständigen Quellcode mit – oder bleibt der Kern der Plattform eine Blackbox?

Proprietäre Systeme mit geschlossenen Kernkomponenten können mittelfristig zu Abhängigkeiten und Kostenfallen führen. Gerade bei der Realisierung maßgeschneiderter Integrationen, der Durchführung unabhängiger Security Audits oder der Sicherstellung langfristiger Wartbarkeit ist Offenheit und Transparenz essenziell.

Worauf Sie achten sollten: Klären Sie, ob Sie Zugriff auf alle relevanten Quellmodule und Build-Skripte erhalten – nicht nur auf einfache Konfigurationsdateien. Ein Open-Source-Ansatz für Kernkomponenten (wie unser BPMN 2.0 Editor) kann hier ein starkes Signal für Transparenz sein.

7. Wie werden komplexe Routing-Logiken, automatische Eskalationen und dynamische Geschäftsregeln definiert und verwaltet?

Eine moderne BPM-Lösung muss weit mehr können als nur lineare Abfolgen von Aufgaben zu steuern. Zeitkritische Eskalationen, regelbasierte Verzweigungen, die dynamische Zuweisung von Aufgaben basierend auf Daten oder Rollen – all das sollte idealerweise visuell modellierbar und ohne tiefgreifende Programmierung konfigurierbar sein.

Worauf Sie achten sollten: Gibt es grafische Regel-Editoren, Unterstützung für Timer-Events (für Wiedervorlagen, Fristen), und die Möglichkeit, benutzerdefinierte Routing-Logiken basierend auf Prozessvariablen oder externen Datenquellen einfach zu definieren?

8. Wie detailliert und flexibel ist die Rechte- und Rollendefinition im System ausgestaltet?

Gerade in Konzernen mit vielen Mandanten, unterschiedlichen Abteilungen, externen Partnern und komplexen Sicherheitsstufen ist eine feingranulare und hierarchische Rechtevergabe unerlässlich. Es muss klar definierbar sein, wer welche Prozesse sehen, starten, bearbeiten oder administrieren darf.

Worauf Sie achten sollten: Prüfen Sie die Möglichkeiten zur Definition von Rollen, Gruppen und die Vererbung von Rechten auf Prozess-, Formular-, Datenfeld- und sogar Aktionsebene. Ist eine mandantenfähige Struktur abbildbar?

9. Verfügt die Plattform über eine truly modulare Architektur – oder sind Anpassungen und Erweiterungen nur über globale Workarounds realisierbar?

In großen, dynamischen Organisationen ändern sich Anforderungen und Prozesse kontinuierlich. Systeme, die primär über zentrale Konfigurationen, globale Variablen oder starre Verknüpfungen gesteuert werden, stoßen hier schnell an ihre Grenzen und werden schwer wartbar.

Worauf Sie achten sollten: Fragen Sie nach einer sauberen Modularisierung der Komponenten und Prozesse. Gibt es eine Versionierung für einzelne Workflows? Können Prozessbausteine oder Formulare wirklich unabhängig voneinander entwickelt, getestet und wiederverwendet werden, ohne unerwünschte Querverweise oder Seiteneffekte?

10. Wie wird die Plattform strategisch weiterentwickelt – und wie transparent sind Releasezyklen und Produkt-Roadmaps?

Technologischer Stillstand ist Rückschritt, besonders im dynamischen BPM-Umfeld. Sie benötigen einen Partner, der seine Plattform aktiv weiterentwickelt, auf Markttrends reagiert und Kundenfeedback berücksichtigt.

Worauf Sie achten sollten: Fragen Sie nach der Produkt-Roadmap, der Frequenz von Releases und Bugfix-Zyklen. Gibt es transparente Changelogs? Existiert eine aktive Community oder ein strukturierter Prozess zur Einbindung von Kundenanforderungen in die Weiterentwicklung?

Indem Sie diese Fragen stellen und die Antworten kritisch bewerten, legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche BPM-Implementierung, die den spezifischen Anforderungen und der Komplexität Ihres Enterprise-Umfelds gerecht wird.